Sourcing for Forsvarets IKT-virksomhet – skisse til rammeverk

Abstract

Strategisk samarbeid har fått økt oppmerksomhet i de siste tre langtidsperiodene. Forsvarsdepartementet har etablert prinsippet så sivilt som mulig og så militært som nødvendig for at Forsvaret skal kunne nyttiggjøre seg av både ressurser og kompetanse som finnes i næringslivet i større grad enn i dag. Prinsippet legger også til rette for at strategiske partnere ivaretar oppgaver der de er ledende. Sourcing er en strategisk beslutning om hvorvidt en tjeneste skal utføres med interne ressurser eller om hele eller deler av tjenesten skal leveres som et tjenestekjøp eller samarbeid med ekstern virksomhet. Sourcing innen Forsvarets bruk av informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) er en komplisert problemstilling og det finnes ikke noe rammeverk som kan benyttes. Formålet med denne rapporten er å identifisere faktorer som bør tas hensyn til ved vurdering av sourcing for Forsvarets IKT-virksomhet og foreslå en skisse til rammeverk. Vårt rammeverk baserer seg på transaksjonskostnadsøkonomi og ressursbasert teori som er de dominerende perspektivene på sourcing i litteraturen. Forsvarets forskningsinstitutt (FFI) har nylig utviklet en modell for valg av sourcingstrategi for Forsvaret. Vi har tatt utgangspunkt i denne modellen og utvidet den ved å knytte inn både spesielle forhold rundt IKT generelt, og IKT i Forsvaret spesielt. Identifisering av faktorer som må tas hensyn til ved sourcing har vært sentralt i arbeidet med denne rapporten. Vårt rammeverk består av syv faktorer det er viktig å dokumentere i beslutningsgrunnlag: • operativt fortrinn • forsvarlig sikkerhetsnivå • krigens folkerett • transaksjonskostnader • kompetansebehov • begrenset rasjonalitet • risiko for opportunisme Ved utarbeidelse av underlag til sourcing må det utarbeides ulike handlingsalternativer, slik som å utføre en tjeneste internt og ulike grader av å utsette tjenesten til eksterne. For hver faktor foreslår vi noen spørsmål som bør besvares i et beslutningsunderlag sourcing. Spørsmålene må besvares ut i fra de ulike handlingsalternativene. Faktorene er ikke direkte sammenlignbare. Det vil si at det ikke er mulig å benytte en kvantitativ sammenligning av de ulike handlingsalternativene. Årsaken til dette er at vurdering av nytte og effekt for hvert enkelt av handlingsalternativene vil kunne fremstå vanskelig og at de ulike faktorene kan ha ulik grad av kritikalitet. Vårt rammeverk kan benyttes som en del av et underlag for å vurdere sourcing innen Forsvarets IKT-virksomhet. Rammeverket inneholder noen utvalgte momenter men er ikke uttømmende. I tillegg til å vurdere faktorene i vårt rammeverk, må et underlag ta hensyn til sivil parts leveranseevne i hele krisespekteret herunder hvordan innrette beredskapsordninger og avtaler knyttet til arbeidsplikt for sivil parts personell.

The last three long-term defence plans have placed increased awareness on the collaboration between the Norwegian defence sector and strategic partners. The Ministry of Defence has established the principle of being as civilian as possible and as military as necessary. It implies utilizing private sector resources and expertise and entering strategic partnerships for tasks where private entities have competitive advantages. Sourcing is a strategic decision on whether a service is to be performed using internal resources or all/part of the service is to be delivered as a purchased service or in collaboration with an external partner. Sourcing within the defence sector’s use of Information Communication Technology (ICT) activities is complicated. The objectives of this report are to identify factors that should be considered in sourcing within the Norwegian Armed Forces’ ICT organisation and suggest a framework for a structured sourcing process. Our argumentation is based on transaction cost economics and resource-based theory. Our framework is based on the “Model for choosing a sourcing strategy” developed by the Norwegian Defence Research Establishment. We have expanded the model by including conditions that apply to ICT in general and ICT in the Norwegian Armed Forces in particular. Our recommended framework comprises seven factors that are important to assess and document in the sourcing decision making process: • operational advantage • appropriate level of security • the law of armed conflict • transaction costs • competence • bounded rationality • risk of opportunism In sourcing, alternative sourcing constellations have to be established, for example whether a service can be performed with internal resources or whether all or part of the service can be delivered as a purchased service or in collaboration with an external partner. For each factor in the framework, we propose a set of questions. The answers to these questions should be included in decision basis material regarding sourcing in an ICT context. The resulting assessments for the seven factors are not directly comparable. Hence, it is not possible to use a quantitative comparison of the various alternatives. Assessing the usefulness and effects of each sourcing alternative may appear difficult. In addition, various factors can have different weights and degrees of criticality. The proposed framework can be utilised in assessments regarding sourcing. The framework presents while not exhaustive, selected key factors to consider when sourcing ICT activities. In addition to assessing the questions asked here, the civil party’s ability to deliver in the entire crisis spectrum, including how to set up emergency arrangements and agreements related to work obligations for civil party personnel must be considered.