Bruk av SharePoint for å styrke kvalitet i Forsvarets beslutningsprosesser – med et eksempel for Operations Assessment

Abstract

Evne til kommando og kontroll (K2) er helt sentralt i Forsvaret. K2 innebærer beslutningsprosesser hvor informasjon omsettes til handlinger, og effektiv informasjonsdeling kan derfor bidra til økt kvalitet i slike beslutningsprosesser. Et av de verktøyene som benyttes for informasjonsdeling ved Forsvarets operative hovedkvarter (FOH) i dag, er Microsoft SharePoint. SharePoint er en relativt omfattende web-basert informasjonsdelingsplattform. Den er fleksibel og tilbyr et bredt spekter av funksjonalitet, og må benyttes målrettet for å dra full nytte av potensialet. Samtidig er det nettopp omfanget og fleksibilitet som gjør det vanskelig å avgjøre hvordan FOH kan benytte plattformen mest mulig målrettet. For å adressere dette problemet bidrar vi med en studie som kartlegger hvilke funksjoner SharePoint tilbyr og hvordan disse kan benyttes i dagens beslutningsprosesser ved FOH. Denne rapporten dokumenterer arbeidet vi har gjort for å undersøke hvordan SharePoint kan benyttes for å styrke essensielle aspekter av kvalitet i beslutningsprosesser, kalt målkvaliteter, i en operativ kontekst. Disse målkvalitetene er basert på eksisterende definisjoner i litteraturen samt vår tolkning av hvordan de gjelder for beslutningsprosesser. Vi tar for oss følgende seks målkvaliteter: sporbarhet, gjennomsiktighet, evne til tempo, fleksibilitet, informasjonsintegrasjon og informasjonstilgjengelighet. Arbeidet er basert på møter med utvalgte aktører ved FOH, studier av brukstilfeller, SharePointdokumentasjon og styrende dokumenter, og en analyse av muligheter for å bruke SharePoint i beslutningsprosesser. Resultatet av dette arbeidet er dokumentert i form av (1) vurderinger rundt hvordan graden av en målkvalitet antakeligvis påvirker graden av de andre, (2) identifikasjon av hvilke overordnede funksjoner i SharePoint som kan styrke målkvalitetene og (3) konkrete forslag til hvordan SharePoint kan brukes for å styrke målkvalitetene. De viktigste anbefalingene i rapporten er: • Identifiser de målkvalitetene som er viktigst i enhver prosess, og iverksett tiltak foreslått i denne rapporten for å styrke disse målkvalitetene. • Styrk informasjonsintegrasjon først, da denne legger grunnlaget for de fleste øvrige målkvalitetene. • Representer forutsigbare og statiske aspekter av prosesser i strukturerte data og automatikk. • Etabler rutiner for å unngå unødvendig kopiering av dokumenter. • Legg til rette for at sluttbrukere selv kan dele informasjon i SharePoint slik at overflødige ledd i informasjonsdelingen reduseres. • La brukere som skal utveksle store mengder informasjon over lang tid, benytte samme SharePoint-instans til dette. • Beskriv den intenderte bruken av SharePoint i styrende dokumenter. Målgruppen for rapporten er primært FOH og taktiske kommandoer, og de som fremskaffer og administrerer SharePoint-løsninger for disse. Anbefalingene vil antakelig også være nyttige for andre aktører i Forsvaret som benytter SharePoint.

Command and Control (C2) is an important capability of the Norwegian Armed Forces. C2 involves decision-making processes where information is transformed into actions, which implies that effective information sharing can improve the quality of these processes. Microsoft SharePoint, a comprehensive web-based platform, is one of the tools used for information sharing at the Norwegian Joint Headquarters (NJHQ). SharePoint is a flexible platform that supports a wide range of functionality. The utility of this platform depends on its proper and intended use, and deciding how to achieve this is made challenging by the large flexibility and wide range of functionality provided by the platform. To aid in this decision we perform a systematic study of both the functionality and use of SharePoint in decision-making processes. The study investigates how SharePoint can be used to strengthen key aspects of quality in decision-making processes, called target qualities, in an operational context. These target qualities are based on existing definitions in the literature as well as our interpretation of how they apply to decision-making processes. We consider the following six target qualities: traceability, transparency, ability to increase tempo, flexibility, information integration and information availability. The study is based on meetings with current and previous affiliates at the NJHQ, the study of use-cases, SharePoint documentation and governing documents, as well as an analysis of the use of SharePoint in decision-making processes. The results are documented as (1) elaborations on how we assume target qualities affect each other, (2) identification of the essential functions offered by SharePoint that can be leveraged to strengthen target qualities, and (3) concrete recommendations for how SharePoint can be used to strengthen these target qualities. The most important recommendations are: • Identify the most important target qualities for any given process, and take measures proposed in this report to strengthen these. • Strengthen information integration first, as this constitutes the foundation of most other target qualities. • Represent predictable and static aspects of processes in structured data and automation. • Establish routines to avoid copying documents unnecessarily. • Enable end-users to share information directly in SharePoint instead of relying on intermediate information managers. • Users that exchange large amounts of information over long periods of time should utilize the same SharePoint instance for this purpose. • Describe the intended use of SharePoint in guiding documents. The target audience for this reports is primarity the NJHQ and the tactical commands, and those who deliver and administrate SharePoint-solutions on behalf of these. The recommendations are however probably useful also for other users of SharePoint in the Norwegian Armed Forces.