Personell og kompetanse i Forsvarets materiellinvesteringsprosjekter - analyser av personellbehovet i bemanningsplaner

Abstract

Forsvarsmateriell (FMA) har ansvar for å fremskaffe, forvalte og avhende materiell i forsvarssektoren på en ressurseffektiv måte, og innen fremskaffelse er gjennomføringen av investeringsprosjekter en sentral aktivitet. I de kommende årene vil materiellinvesteringer spille en avgjørende rolle i styrkingen av forsvaret av Norge. Etaten er avhengig av å ha tilgang på riktig kompetanse til rett tid for å tilrettelegge for en vellykket og ressurseffektiv prosjektgjennomføring. Det krever langsiktig planlegging og styring av personellressurser, både i FMA og sektorens øvrige etater. Det eksisterer bemanningsplaner i prosjektenes beslutningsdokumenter som anslår behovet for personell i gjennomførings- og avslutningsfasene, men planene har i liten grad blitt sammenstilt og sett på tvers av investeringsprosjekter tidligere. Denne rapporten dokumenterer Forsvarets forskningsinstitutt (FFI) sitt arbeid med å samle inn og strukturere dataene i bemanningsplanene til 155 investeringsprosjekter i Perspektivplan materiell (PPM) fra 2018 og presenterer deskriptive analyser av det registrerte personellbehovet. Rapporten evaluerer også muligheten for å predikere fremtidig personellbehov og gjennomfører innledende analyser av avviket mellom registrert behov og faktisk bruk på et aggregert nivå. Slik søker rapporten å styrke forståelsen – og å identifisere områder for videre studier – av personell og kompetanse i investeringsprosjekter for forsvarsmateriell. Selv om det årlige personellbehovet i de fleste investeringsprosjekter er relativt lavt, har noen prosjekter behov for opp mot 40 årsverk per år i gjennomførings- og avslutningsfasene. Som regel kommer et flertall av disse årsverkene fra FMA, men det er også behov for støtte fra Forsvaret samt andre aktører slik som Forsvarsbygg (FB), FFI eller eksterne konsulenter. Behovet for personell viser generelt tendenser til å øke med prosjektenes økonomiske størrelse og bemanningstid, og det varierer også avhengig av hvilken kapasitet som er prosjektansvarlig. Siden vi studerer registrert personellbehov – og ikke faktisk personellbruk i et gitt prosjekt – er det imidlertid vanskelig å fastslå at variasjonene skyldes reelle forskjeller i personellbehov fremfor eksempelvis forskjeller i fremgangsmåten for å estimere behovet. Videre finner vi indikasjoner på avvik mellom registrert personellbehov og faktisk personellbruk i 2018. Det kan spesielt være utfordrende å anslå det reelle behovet for forvaltningspersonell i prosjektene. Avvik mellom registrert behov og faktisk bruk kan medføre flere negative konsekvenser, blant annet for fremgangen i prosjektene og for utføringen av forvaltningsoppgaver tilknyttet materiellsystemer som er i drift. Vi anbefaler derfor at prosjektene i større grad baserer seg på erfaring og estimater fra tidligere tilsvarende prosjekter i prosjektplanleggingen, samt at FMA i større grad enn i dag benytter estimatene i bemanningsplanene for å tildele faktiske ressurser.

The Norwegian Defence Materiel Agency (NDMA) is responsible for efficiently procuring, managing and disposing equipment for the Norwegian defence sector, and investment projects play a central role in the procurement of materiel. Investments in materiel will be essential to strengthen the defence of Norway in the years to come. NDMA depends crucially on access to human resources to facilitate the successful and efficient execution of investment projects. This, in turn, requires long-term planning and management of human resources, both in NDMA and the other agencies in the Norwegian defence sector. The investment project documentation includes staffing plans estimating the demand for human resources during the procurement and termination phases of the projects. So far, those plans have been assembled and aggregated only to a limited extent. This report documents the work of the Norwegian Defence Research Establishment (FFI) in collecting and stucturing the staffing plan data of 155 investment projects and presents descriptive analyses of the registered demand for human resources in these projects. Furthermore, the report evaluates the possibility for predicting future staffing demand in projects and performs initial analyses of the gap between registered and actual demand on an aggregated level. In doing so, the report seeks to strengthen the understanding – and identify areas for further studies – of human resources in projects investing in defence materiel. Even though the staffing demand per year is relatively low in most investment projects, some projects estimate almost as much as 40 full-time equivalents (FTEs) per year during the procurement and termination phases of the projects. In general, staff from the NDMA constitutes the majority of the FTEs in projects, although most projects also rely on support from the Armed Forces and others such as FFI or external consultants. The staffing demand displays tendencies to increase with the economic size of the project and the staffing period, and it also varies with the NDMA department being responsible for the project. Because we are studying the registered demand for human resources – rather than actual use of human resources in a given project – it is difficult to conclude whether variations occur due to real differences in the staffing demand or other factors, such as differences in methods employed to estimate the demand. We also find indications of gaps between registered demand for and actual use of human resources in 2018, on an aggregate level. In particular, it appears to be difficult to estimate the true demand for materiel management personnel in the projects. Gaps between registered and true demand can result in several negative consequences, including delays in the project and less resources to perform important management tasks for materiel in operation. Thus, we recommend that the projects utilise previous experiences and estimates from comparable projects in the planning phase to compute the staffing demand, in addition to NDMA allocating human resources to projects based on the staffing plans in the project documentation to a larger extent than today.