Modenhetsanalyse for forbedring og effektivisering i forsvarssektoren

Abstract

I Langtidsplanen for forsvarssektoren 2021–2024 legges det opp til at etatene i forsvarssektoren skal realisere om lag 1,9 mrd. kroner. For å identifisere hvilke grep og endringer etatene må ta for å realisere disse gevinstene har Forsvarets forskningsinstitutt (FFI) gjennomført en modenhetsanalyse. Ved hjelp av modenhetsanalysen har vi undersøkt hvordan etatene i dag har organisert seg for å planlegge, gjennomføre og følge opp både strukturelle, sentrale og lokale tiltak. Modenhetsanalysen er utviklet gjennom et samarbeid mellom FFI og Deloitte AS i tillegg til dialog med alle etatene i forsvarssektoren. For å vurdere modenheten til etatene har vi analysert 9 ulike indikatorer med en rekke parametere under hver indikator. Dette har vi målt ved å gjennomføre en spørreundersøkelse med 90 respondenter samt 13 workshoper med totalt 46 deltagere. For Forsvaret har vi vurdert ni av driftsenhetenes modenhetsnivå, men også vurdert hvilke sentrale forutsetninger som må ligge til grunn for å planlegge, gjennomføre og følge opp effektivisering. Det gjør at vi kan vurdere modenheten både til hver enkelt driftsenhet (DIF) og for Forsvaret som helhet. I vurderingen av hver enkelt DIF ser vi at det er stor variasjon. Modenhetsnivået til den enkelte DIF henger i stor grad sammen med hvordan enheten har jobbet med forbedring og effektivisering tidligere. Dette impliserer at de som har jobbet mye med forbedring og effektivisering og har gjennomført mange tiltak, har høyere modenhetsnivå enn de som i mindre grad har gjort dette. Særlig innenfor gjennomføring og oppfølging av effektiviseringsarbeidet ser vi at Forsvaret har en lav modenhet. Indikatorene under området planlegging får en litt høyere score, men også disse er lave og indikerer at Forsvaret mangler flere av egenskapene som skal til for å effektivisere organisasjonen på en vellykket måte. Forsvarsmateriell (FMA) har i etterkant av etableringen i 2016 jobbet systematisk med å øke modenheten sin innenfor flere av de områdene vi måler. FMA er relativ moden på området planlegging, men har større utfordringer på områdene gjennomføring og oppfølging. Det er to indikatorer der FMA får en relativt lav vurdering: kartlegging og evaluering. Forsvarsbygg (FB) vurderes til å ha en relativt moden organisasjon for forbedring og effektivisering. FB scorer relativt høyt innenfor planlegging, men relativ lavt på områdene gjennomføring og oppfølging. Den indikatoren som får den høyeste vurderingen i FB er prosesser og verktøy. Det er to indikatorer der FB får en relativt lav vurdering: ledelse og kommunikasjon samt evaluering. Deloitte gjennomførte evalueringen av FFI og beskriver at FFI har begrenset erfaring innen forbedring og effektivisering. Dette reflekteres i en gjennomgående lav score innenfor alle indikatorene vi måler. Spesielt indikatorene plan og prosess og verktøy trekker ned modenheten. Resultatene fra modenhetsevalueringene styrker inntrykket av en lite enhetlig innretning av forbedrings- og effektiviseringsarbeidet i forsvarssektoren. Funnene i denne rapporten kan benyttes til å identifisere områder som etatene burde forbedre, og til å kartlegge sektorens beste praksis for de ulike trinnene i en effektiviseringsprosess.

In 2019 the agencies under the Ministry of Defence (MoD) were tasked with efficiency improvements of approximately NOK 1.9 billion by the end of 2024. In order to identify what measures have to be taken by the agencies to obtain the needed efficiency improvement, we assess the agencies’ ability to plan, perform and evaluate improvement and efficiency initiatives. This is done through an analysis of 9 parameters where organization maturity for efficiency is measured. The evaluation of the Norwegian Armed Forces consists of maturity assessments of 9 of its 14 departments and how they are able to plan, perform and evaluate improvement and efficiency initiatives. There are substantial variations in the maturity level of the 9 departments. The maturity level seems to follow a pattern of earlier improvement and efficiency efforts. Departments that have a track record of earlier improvement initiatives usually score higher than those with less experience. Common for nearly all departments and the Norwegian Armed Forces as an agency are low scores on parameters indicating ability to carry out and follow up on improvement and efficiency initiatives. The parameters for planning are slightly higher, but still on the lower end of the scale. The overall results indicate a scarcity of abilities to perform efficiency improvements in a successful manner. The Norwegian Defence Materiel Agency (NDMA) has since its establishment in 2016 worked to improve the organizational maturity on many of the aspects the assessment tool is measuring. NDMA scores higher than other agencies on parameters measuring planning abilities, but do not stand out on parameters measuring the ability to perform and follow up improvement and efficiency initiatives. Mapping and evaluation are two parameters where NDMA underperforms compared to other agencies. The assessment of the Norwegian Defence Estates Agency (NDEA) indicates an agency with a relative high level of maturity on improvement and efficiency initiatives. NDEA scores high on parameters and indicators associated with the ability to map and plan initiatives, but scores low on parameters indicating ability to perform and follow up improvement and efficiency initiatives. NDEA reaches their highest score on the parameter measuring process and tools. Management and communication are two parameters where NDAE underperforms compared to other agencies. Deloitte conducted the maturity assessment of FFI, which describes an organization with limited experience in efficiency improvements. This is further confirmed by general low scores on all indicators, especially indicators measuring planning and process and tools. The results of the maturity assessments confirm the impression of lacking standardization of methods, processes and tools used for productivity growth and increased efficiency in the defence sector. The findings in this report can shed light on areas of improvement in each department and should also prove to be helpful in identifying best practices for each step in the process of efficiency improvements.