Forbedring og effektivisering i forsvarssektoren -realiserte eller bare rapporterte gevinster? Gevinstrealisering i forsvarssektoren 2017–2018

Abstract

I langtidsplanen for perioden 20172020 skal forsvarssektoren effektivisere om lag 1,8 milliarder kro- ner. Alle etatene har derfor fått i oppdrag å arbeide strukturert med kontinuerlig forbedring og effek- tivisering. Gjennom FFI-prosjektet Kostnadseffektivitet i forsvarssektoren (KOSTER) har Forsvarets forskningsinstitutt (FFI) fått i oppdrag å evaluere effektiviseringen. Formålet med denne rapporten er å gi en status på effektiviseringen etter andre gjennomføringsår av langtidsperioden. I rapporten undersøker vi tre problemstillinger: 1. Gir rapporteringen av effektiviseringsgevinster fra etatene et korrekt bilde av faktisk realiserte gevinster? 2. Vil forsvarssektorens etater nå effektiviseringskravet for inneværende langtidsperiode? 3. Hvilke grep må etatene gjøre for å bedre sin evne til å gjennomføre gevinstrealisering for inneværende langtidsperiode? Vi finner at det er samsvar mellom rapportering og faktisk realiserte gevinster hos Forsvarsbygg og Forsvarsmateriell, men at Forsvaret har utfordringer når det gjelder rapportering. Dette henger sam- men med en lite hensiktsmessig organisering og mangelfull oversikt over effektiviseringsarbeidet i Forsvaret. Videre finner vi at Forsvaret ikke har definert roller, ansvar og myndighet tydelig nok, og at dårlig kommunikasjon internt fører til mye støy og manglende rapportering av gevinster. Forsvars- bygg og Forsvarsmateriell vil etter våre prognoser nå sine respektive krav til effektiviseringsgevinster i inneværende periode. Forsvaret vil ikke nå sine gevinster, og vil realisere omlag 1,1 milliarder kro- ner, mot et krav på i overkant av 1,4 milliarder. Det gir en måloppnåelse på i underkant av 80 prosent. Det er særlig manglende realisering gjennom prosjektene «Forsyning», «Vedlikehold» og «FIF 3.0» som gjør at Forsvaret ikke vil nå kravet i perioden, i tillegg til at utdanningsreformen ikke vil gi gevins- ter som forventet. Dette til tross for at prosjektet ńSentralisering av anskaffelserż gir større gevinster enn forutsatt. For å bedre evnen til gevinstrealisering peker vi på ulike grep for hver etat. Forsvaret bør 1) etablere et program med tydelige og vidtrekkende myndigheter, 2) få enda tydeligere insentiver og detaljer- te, fullfinansierte oppdrag til gjennomføring, og 3) sette av nok ressurser med riktig kompetanse for å planlegge, gjennomføre og følge opp effektiviseringsarbeidet. Forsvarsmateriell bør synliggjø- re hvilke prosjekter som gir gevinster ved hyllevare, og dessuten hvor store gevinster det er ved hver anskaffelse av hyllevare. Forsvarsbygg bør følge opp at tiltakene som er satt i gang, gir den beregnede effekten, i tillegg til å sette i gang nye tiltak for å sikre måloppnåelse i perioden.

The Norwegian defence sector is required to increase cost efficiency by NOK 1.8 billion by the end of 2020. All agencies are supposed to work continuously in order to increase efficiency and improve processes. The research project KOSTER is given the task to evaluate the agencies performance. The purpose of this report is to give a status update after the second year of the period. In this report we study three different topics: 1. Are the efficiency gains only reported or are they realized? 2. Will the defence sector achieve the required efficiency gains by 2020? 3. What measures do the agencies need to take to improve the ability to increase cost efficiency? Our findings are that the reported efficiency gains are actually realized for the Norwegian Defence Material Agency and the Norwegian Defence Estate Agency. The Norwegian Armed Forces have challenges when it comes to reporting the gains. This is connected to a missing system of following up and monitoring the work to increase cost efficiency. A lack of defined roles and responsibilities and missing communication are a part of the problem. The Norwegian Defence Material Agency and the Norwegian Defence Estate Agency will achie- ve the required efficiency gains by 2020. The Norwegian Armed Forces will only realize about 80 percent of their goal, approximately NOK 1.1 billion. To increase their ability to realize efficiency gains the Norwegian Armed Forces should establish 1) a centralized program with distinct roles and responsibilities, 2) clear incentives and fully funded orders for implementation, and 3) enough and adequate resources to plan, implement and follow up the efficiency initiatives. The Norwegian Defence Material Agency should specify which acqui- sition projects they define as «off the shelf» and which they define as development projects. The Norwegian Defence Estate Agency should make sure that the initiatives they have started will have the calculated effect.