Evaluering av effektiviseringsarbeidet i forsvarssektoren – evaluering etter første året i langtidsplanen for perioden 2017–2020

Abstract

I langtidsplanen for perioden 2017–2020 skal forsvarssektoren effektivisere omlag 1,8 mrd. kroner innen utgangen av 2020. Alle etatene har derfor fått i oppdrag å arbeide strukturert med kontinuerlig forbedring og effektivisering. Gjennom prosjektet Kostnadseffektivitet i forsvarssektoren (KOSTER) har FFI fått i oppdrag å evaluere effektiviseringen i forsvarssektoren. Formålet med denne rapporten er å gi en status på effektiviseringen etter første gjennomføringsår av langtidsperioden. Evalueringen skjer ved at vi evaluerer 1) hver etats metode for og organisering av effektiviseringsar- beidet, og 2) de enkelte effektiviseringsprosjektene som er satt i gang i de ulike etatene. For å evalu- ere hver etats metode og organisering tar vi utgangspunkt i «skal-kriterier» gitt i Iverksettingsbrevet for forsvarssektoren i langtidsperioden (IVB LTP) 2017–2020 (Forsvarsdepartementet 2016a). For å evaluere de enkelte effektiviseringsprosjektene har vi utarbeidet et sett med kriterier basert på beste praksis for gevinstrealisering. Ved å bruke disse to metodene har vi kommet fram til følgende funn: 1. I 2017 har forsvarssektoren realisert effektiviseringsgevinster tilsvarende 328 millioner kroner, noe som er 18 millioner høyere enn kravet i dette året. 2. I tillegg har Forsvarsmateriell rapportert effektiviseringsgevinster på 90 millioner ved anskaf- felse av hyllevare. 3. Kravet i 2017 ble oppnådd som følge av realisering av gevinster ut over prosjekter som er identifisert i IVB LTP, herunder lokale tiltak. 4. Gevinstrealiseringen fra tiltakene identifisert i IVB LTP vil ikke være like stor som forutsatt. For å nå kravet i perioden er derfor etatene avhengige av å identifisere nye tiltak på alle nivå som vil realisere ytterligere gevinster. 5. Etatene følger i stor grad forsvarssektorens metode for gevinstrealisering. 6. Forsvarsmateriell og Forsvarsbygg har etablert et system for å identifisere nye tiltak som kan bidra til kontinuerlig forbedring og effektivisering. I tillegg har disse to etatene etablert et system som gir status på framdrift i prosjektene, og gjør det mulig å følge opp tiltakene. 7. Forsvaret mangler et system for å fange og følge opp lokale tiltak. I tillegg er det ikke et etablert system for å følge framdriften i effektiviseringsprosjektene. Det gjør det vanskeligere å følge opp og gi status på tiltaksporteføljen som helhet. 8. Dokumentasjonen fra forbedrings- og effektiviseringstiltakene varierer i kvalitet og omfang. For noen prosjekter er det vanskeligere å vurdere om gevinstene er realisert som forutsatt. På bakgrunn av funnene kommer vi med anbefalinger om hvordan hver enkelt etat kan forbedre effektiviseringsarbeidet og hvordan prosjektene bør jobbe videre for at tiltakene skal gi nødvendige gevinster. Den viktigste anbefalingen er systematisk å arbeide for å identifisere nye tiltak, både på sentralt og lokalt nivå i etatene, for å sikre at effektiviseringskravet blir nådd innen utgangen av 2020. Samtidig anbefaler vi at etatene legger til rette for en varig kulturendring i retning mot kontinuerlig forbedring og effektivisering.

The Norwegian defence sector is required to increase cost efficiency in the magnitude of NOK 1.8 billion by the end of 2020. All agencies are supposed to work continuously in order to increase efficiency and improve processes. The research project KOSTER is given the task to evaluate the agencies performance on this subject. The purpose of this report is to give a status for the first year of the period. To do this, we first: evaluate each agencys methodology and how they organize in order to fulfill the efficiency requirement, and second: evaluate the performance of each project conducted. The main findings are: • In 2017 the sector has increased efficiency by savings equal to NOK 328 million, which is NOK 18 million above the target for the present year. In addition, NOK 90 million is gained by an increased share of on the shelf procurements. • The 2017 target was met as a result of gains from projects at the local level in the agencies, on top of the planned central level projects. • The gains for the whole period are somewhat behind schedule. In order to meet the target for the entire period the agencies have to come up with additional efficiency measures at all levels. • The agencies have to a large extent implemented a best practice methodology for project management. Two out of the five agencies under the Ministry of Defence have established a structural system for identifying further cost reductions and efficiency improvements. They have also established a project management system monitoring status and providing progress reports for all projects. The Norwegian Armed Forces are missing a system monitoring the cost reductions at a local level. They are also missing a project management system. This lack of systems makes portfolio manage- ment difficult for the Armed Forces. The gathered project documentation for each efficiency measure varies in quality and scope. The lack of documentation makes it difficult to evaluate whether the cost savings are realized as planned. We have identified several recommendations to improve the work on improving efficiency in the defence sector. The most important recommendation is to systematically identify new efficiency measures all levels in order to meet the target by the end of 2020. At the same time we recommend the agencies to establish a culture towards continous improvement.