Information Management i det nye informasjonslandskapet

Abstract

Vi møter stadig mer digital informasjon og det skjer i flere og flere nye situasjoner. Dette er med på å forme det nye informasjonslandskapet. Denne ”nye informasjonen” er til tider kvalitetsmessig helt forskjellig fra informasjonen vi er vant til å finne i våre IT-systemer. Det betyr at vi må forholde oss til informasjonen, navigere og bruke den, på andre måter. Det betyr også at oppgaven "information management" (IM) endres. Det overordnede målet med "information management" er å bidra til å sette organisasjonen bedre i stand til å fatte beslutninger som igjen gjør at organisasjonen opererer best mulig i henhold til sine intensjoner. Uttrykt bekymring for "information overload" er samtidig en bekymring for at "information management" funksjonen ikke vil fungerer eller være tilstrekkelig; at vi ikke mestrer informasjonen. Det nye informasjonslandskapet formes i hovedsak av de to faktorene: (1) økt informasjonsproduksjon og (2) økt deling av informasjon. På generell basis er noen av egenskapene for informasjonen i det nye informasjonslandskapet: Mere data, flere detaljer, fra flere kilder, “not for purpose”, større variasjon i kvalitet og integritet, mindre strukturert. Nye elementer, som for eksempel forstyrrende teknologier og brukergenerert innhold, vil kunne gi oss informasjon som ”ikke passer inn”. Vi kan raskt oppleve at informasjon og dens kvaliteter og egenskaper ikke tilsvarer det som eksisterende og innarbeidede prosesser, prosedyrer og eksisterende IT-systemer forventer. Som en konsekvens av egenskaper ved informasjonen i det nye informasjonslandskapet ser vi for oss en økt betydning av tilgjengelighet. Samtidig er det endringer som går i retning av et mer avslappet forhold til integritet og konfidensialitet til fordel for tilgjengelighet. Pull er en tilnærming for å håndtere usikkerhet og økende kompleksitet. Også, som en viktig del av porteføljen av mestringsmekanismer blir teknologiske post-filtere. Investering på disse områdene kan raskt betales tilbake gjennom bedre og mer effektiv informasjonshåndtering, men også som muliggjørende teknologi og inkubator for nye informasjonsprodukter. Disse nye verktøyene, som for eksempel mashup-rammeverk, bør etter hvert få sin plass i informasjonsinfrastrukturen (INI). Det er et faktum at vi må kunne håndtere informasjonsintensive omgivelser og det er helt nødvendig å utvikle nye mestringsmekanismer på flere områder. I denne rapporten ser vi på denne utfordringen og skisserer mulige løsninger. Vi må ikke komme til et punkt hvor vi unnlater å gjøre informasjon tilgjengelig på bakgrunn av bekymringer for "information overload" og overarbeidede "information managers".

We are constantly, and in new situations, facing an increasing volume of digital information. This is shaping the new information landscape. At occasions, this new information is, in quality, totally different from the information we are used to find in our IT-systems. In consequence we should relate to, navigate and exploit this information in different ways. Also, the task of "information management" (IM) is changing. The purpose of "information management" is to assist in decision making for an organization to better perform according to its intentions. A concern for information overload is at the same time a concern for an insufficient or inadequate "information management" function. The new information landscape is mainly shaped by two factors: (1) increased production of information and (2) increased sharing of information. In general, some of the properties of the information in the new information landscape are: more data, more details, from more sources, not-for-purpose, greater variation in quality and integrity, less structured. New elements, like disruptive technologies and user generated content, may provide information that “does not fit”. We may quickly experience information with qualities and properties that does not match what is expected by existing and incorporated processes and procedures, and expected by and incorporated in existing IT-systems. As a consequence of the properties of the information in the new information landscape we picture an increased importance of availability. At the same time, relaxed integrity and confidentiality constraints may be appropriate. Pull is an approach fit to handle uncertainty and increasing complexity. Also, in the portfolio of information mastery mechanisms, technological post-filters will be important. Investments in these areas may quickly be returned by better and more efficient management of information, but also as enabling technology and incubator for new information products. These new tools, like for example a mashup-framework, should find its way to the information infrastructure. We will need to manage information intensive environments and it will be necessary to develop new information mastery mechanisms in different areas. In this report we look at this challenge and sketch possible solutions. We should make sure we do not end up omitting sharing information due to a concern for information overload and exhausted information managers.