Kostnadseffektiv drift av Forsvaret : tilnærming og tiltak

Abstract

Kontinuerlig forbedring av organisasjonens utnyttelse av ressurser, eller kostnadseffektivisering, vil være en viktig oppgave for Forsvaret i overskuelig fremtid. Denne rapporten gir en summarisk fremstilling av økonomiske forbedringsmuligheter i Forsvaret, som et grunnlag for videre diskusjoner om mål og prinsipper for organisasjonens utvikling på dette området. Vi omtaler seks tiltaksgrupper som representerer mulighetsrommet for kostnadseffektivisering i Forsvaret, og drøfter utvalgte tiltak som vi vurderer at representerer spesielt store gevinstmuligheter. Et klart målbilde vil være en rettesnor for den videre utviklingen av organisasjonen, og bidra til enhetlige beslutninger i kostnadseffektiviseringsbestrebelsene på ulike områder og nivåer. Målbildet bør inkludere en beskrivelse av bredden i leveransespekteret, prioriterte prosesser og nødvendig støtte- og basestruktur. Benyttet riktig er internasjonalt samarbeid et sterkt virkemiddel både for å effektivisere støtte-prosessene og for å opprettholde et bredt kapabilitetsspekter. Brukt ukritisk vil imidlertid inter-nasjonalt samarbeid kunne være et kostnadssluk. Bortsetting av virksomhet er et godt virkemiddel både for å effektivisere støtteprosesser og for å redusere oppgavespekteret innen egen organisasjon. Det anbefales en gjennomgang av Forsvarets aktiviteter på bred front for å fastslå hvilke deler av virksomheten som vil være kandidater for bortsetting, offentlig-privat samarbeid, eller andre tiltak som søker å utnytte andres skalafordeler. Organisasjonsendringer tar som andre kostnadseffektiviserende tiltak sikte på å utnytte muligheter for skala-, synergi- og læringseffekter i organisasjonen på en bedre måte. I tillegg søkes det å forbedre faktorer som ikke er direkte knyttet til stordriftsfordeler, men som allikevel har stor betydning for organisasjonens kostnadseffektivitet. Forsvarets styringssystem er i dag i hovedsak basert på ressursstyring gjennom budsjettdialogen. Målstyring basert på leveranser benyttes i en viss utstrekning, men da i hovedsak knyttet opp mot aktivitet, ikke resultat og effekt. Vi ser potensielt stor nytte for organisasjonen dersom det i større grad styres på output og leveranser, gjennom etablering av et produktivitetsmålingssystem. Kostnadskutt er isolert sett ikke et kostnadseffektiviserende tiltak ettersom også aktiviteten reduseres. Kostnadskutt vil imidlertid fortsatt være et viktig tiltak for å holde kontroll på kostnadsutviklingen i Forsvaret og fjerne unødvendig eller lavt prioritert aktivitet.

Continual improvement of the utilization of the organizational resources, or cost efficiency improvements, will be a crucial task for the Defence in the foreseeable future. This report summarizes the possibilities for economic improvements in the Defence, supplying a base for future discussions around goals and principles for organizational changes on this area. We cover six groups of initiatives, representing the possible scope for cost-efficiency improvements in the Defence, and discuss selected initiatives considered to represent especially large potential improvements. A clear organizational end state will work as a guideline for the future development of the organization, and contribute to coherent decisions in the cost-effectiveness initiatives on different areas and levels of the organization. The organizational end state should include a description of the width of the structure, prioritized processes, and the necessary support and base structure. If used correctly, international cooperation is a strong policy instrument in the cost efficiency efforts, for both the work on improving the support processes as well as the sustainment of structural width. However, if it is used indiscriminately, international cooperation can turn out to be very costly. Outsourcing of activities is a good policy instrument for both the support process efficiency improvements, and for reducing the range of tasks within the organization. It is recommended that the Defence performs an evaluation of all of its activities in order to determine what parts of the organization that would be suitable for outsourcing, public-private partnering or other initiatives that seek to exploit external economies of scale. Like other cost-efficiency improving initiatives, organizational changes attempt to better utilize economies of scale, scope and learning curve effects in the organization. It is also desirable to improve other factors not directly related to economies of scale, but still important for organizational efficiency. The Defence management control systems are today mainly based on controlling the use of inputs, through regulating the budgets. Management by objectives is used to a certain extent, but it is mainly related to activity, not results or effects. We see a potentially large benefit for the organization if management control to a larger extent focuses on output and products, by establishing a system for measuring productivity. Cutting costs will in effect not improve cost efficiency, as activity will be reduced. Cost cutting will, however, still represent an important policy instrument in order to keep the cost development under control, and remove unnecessary activities or areas that are not considered prioritized.