Forsvarets driftsutgifter til MVT og EBA : regnskapsanalyse 1994-2008

Abstract

Driftsutgifter til materiell, varer og tjenester (MVT) og eiendom, bygg og anlegg (EBA) har økt betydelig de siste femten årene og utgjør i dag 41 % av Forsvarets totale utgifter. I denne perioden har Forsvaret redusert antall årsverk. Kostnadene har imidlertid ikke blitt redusert i samme takt, noe som har ført til en sterk økning per årsverk for mange kostnadselementer. Denne rapporten analyserer utviklingen nærmere, og søker å peke på årsaker og mulige mottiltak knyttet til utgiftsveksten. Forsvarets regnskaper har i dag ikke en oppbygging som er ideell for analyseformål, og flere av de store endringene i våre tidsserier, som økningen i husleie, er relatert til omstruktureringer eller endringer i regnskapssystemet og kontoplanen. Vi finner likevel at utgiftene på enkelte regnskapsarter har økt kraftig i perioden, som kontorhold og kjøp av konsulenttjenester. Foruten et mer operativt og materiell-ressurskrevende forsvar, kan forklaringen være store faste kostnader som ikke reduseres ved marginale reduksjoner i Forsvarets størrelse. Utgifter til MVT og EBA skiller seg fra lønnskostnader gjennom at de faktureres av eksterne leverandører, og behandlingen av en faktura innebærer transaksjonskostnader. Vi estimerer de direkte kostnadene ved fakturabehandling til 18-36 millioner årlig. Potensialet for kostnadsreduksjon i forhold til fakturabehandling ligger i at kostnaden er uavhengig av størrelsen på fakturaen, og Forsvaret faktureres mange små beløp. I våre beregninger finner vi at Forsvaret kan spare betydelige beløp ved å redusere antall fakturaer fra de største leverandørene. For å øke kontrollen på utgiftene og være i bedre stand til å møte fremtidige finansieringsutfordringer, anbefaler vi at Forsvaret prioriterer hensynet til regnskapet som analyseverktøy ved fremtidige omlegginger i regnskapsstandarden. Det er også nødvendig å øke regnskapskvaliteten betraktelig, rutinebeskrivelser og opplæring bør derfor bedres og etterkontrollen økes. Forsvaret bør også muliggjøre behandling av samlefakturaer i SAP og pålegge store leverandører å sende elektronisk faktura.

Expenses to goods and services (MVT) and infrastructure (EBA) have increased considerably over the past fifteen years and currently amount to 41 % of the Norwegian Armed Forces’ total expenses. The Armed Forces have reduced its man-labour years in this period. Costs have, however, not been reduced at the same speed, which has resulted in an increase per man-labour year in many of the items in the accounts. This report presents an in debt analysis of this development, and seeks to identify both causes and possible remedies regarding the increase in costs. The Armed Forces’ accounts are unfortunately not ideal for analytical purposes, and several of the major breaks we see in our time series data, like the increased expenses for rent, are related to re-structuring processes or changes in the bookkeeping or the structure of the accounts. Still, we find that some of the items in the accounts such as office expenses and expenses for consultants have increased over the period. In addition to the Armed Forces becoming more operative, the explanation can be that the a large proportion of the costs must be considered fixed, and not subject to a reduction in line with the downsizing of the number of Armed Forces units. Expenses to MVT and EBA are distinguished from salary by the fact that they are invoiced by external suppliers, and the processing of invoices involves transaction costs. We estimate the direct costs due to the processing of invoices to be between 18 and 36 millions NOK a year. The potential for reducing costs related to the processing of invoices is grounded in the fact that the cost is independent of size invoiced, and the Armed Forces are invoiced many small amounts. In our calculations we therefore find that the Armed Forces can save considerable amounts by reducing the number of invoices from the largest suppliers. To reduce expenses and be better prepared for future financing challenges, we recommend that the Armed Forces prioritise the accounts as an analytical tool when changing bookkeeping practices in the future. It is also necessary to increase the quality of the accounts considerably: Routines and training should therefore be improved and the number of controls increased. The Armed Forces should also make it possible for its suppliers to send group invoices and which require large suppliers to send electronic invoices