Håndbok i kontinuerlig forbedring og fornying i Forsvaret : hvordan identifisere og gjennomføre tiltak

Abstract

I denne rapporten presenteres et rammeverk for kontinuerlig forbedring og fornying i Forsvaret, kalt KOSTER III-modellen. Dette rammeverket er ment som et praktisk hjelpemiddel for alle i Forsvaret som jobber med effektivisering, kvalitetsforbedringer og omstillingsprosesser. KOSTER-III-modellen har tre faser: 1) etablere og revidere målsettinger, 2) behovsanalyse og reprioritering av aktiviteter og 3) forbedring av eksisterende aktiviteter. Denne tre-trinns prosessen bør brukes jevnlig for å sikre et kontinuerlig arbeid med forbedring og fornying. Forbedringsarbeidet kan med fordel understøttes av årlige produktivitetsmålinger, benchmarking og evalueringer for å bidra til at fremdriften er som ønsket og dokumentere gevinstene fra arbeidet. I den første fasen, etablere og revidere målsettinger, defineres virksomhetens effektmål, resultatmål og ambisjonsnivåer. Denne fasen vil sikre at forbedringsarbeidet senere spisser virksomheten mot de rette målene, og at en har et grunnlag for å vurdere aktivitetene i virksomheten opp mot hverandre. I den andre fasen, behovsanalyse og reprioritering, vurderes det hvorvidt aktivitetene i virksomheten, og sammensettingen av disse, er egnede for å nå målene som ble definert i fase 1. Analysene i denne fasen gir et grunnlag for å reprioritere aktivitetene. I fase 3 gjennomføres en analyse som har til hensikt å forbedre den enkelte aktivitet og prosess. Dette innebærer en fem-stegs prosedyre: kartlegging av prosessen, etablere måle- og resultatindikatorer, analysefase, generere forbedringstiltak og implementere tiltakene. Rammeverket testes ut på et Heimevernsdistrikt, HV-02. Her gjennomføres analysene i alle de tre fasene av KOSTER III-modellen. I fase 3 gjennomføres et forbedringsinitiativ av to prosesser: rekvittering av våpen og kursvirksomheten i distriktet. Det identifiseres her en lang rekke forbedringstiltak for begge disse prosessene. Avslutningsvis trekker vi frem praktiske tips til gjennomføring av forbedring- og fornyingsarbeidet.

This report presents a framework for working continously with improving productivity in the Armed Forces, called the KOSTER III-model. This framework is ment to be practical aid to personnel in the armed forces working with efficiency improvements, quality improvements and reform work. The KOSTER III-model has three phases: 1) establish and revise goals, 2) requirement analysis and reprioritization of activities and 3) improving individual activities. This threestep process should be revisited regularly to make sure the improvement work is continuous. To secure the needed progress, the improvement work should be supported by yearly measurements of productivity, benchmarking and evalutions. In the first phase, establish and revise goals, we define the activity’s main goals, production goals and ambition levels. This will ensure that the later improvement work guides the organization toward the right goals and targets, and that you have a basis for evaluating the different activities in the organization against one another. In the second phase, requirement analysis and reprioritization, we assess whether the activities in the organization is suitable for reaching the goals that where defined in phase 1. The analyses in this phase establishes a foundation for making a reprioritization of the activities. In phase three we conduct an analysis of the individual activities and processes in order to improve them. This includes a five-step procedure: map the process, establish key performance indicators, analysis, generating improvement measurements and implementing the measurements. This framework is tested on a district of the Home Guard, HV-02. Is this case study, we go through phase 1, 2 and 3. In phase 3 we use the framework on two sub processes: re-registration of fire arms and the course activity in the district. We identify a long list of improvement measurements for both of these processes. At the end of the handbook we point out practically oriented tips to how the improvement process should be handled.