Personellrelatert materiell, varer og tjenester - en analyse til bruk i KOSTMOD

Abstract

Forsvarets utgifter til personellrelatert materiell, varer og tjenester (P–MVT) utgjør totalt ca. 2,6 mrd. kroner i året. Disse kostnadene er direkte tilknyttet årsverkene og vil dermed endre seg med utviklingen i antall årsverk. Forsvarets forskningsinstitutt (FFI) har over flere år forsket på personellsatser i Forsvaret og også tidligere analysert utviklingen for P–MVT-kostnader. Det har imidlertid vært behov for en automatisering og oppdatering av metoden for beregning av P– MVT-satser. Et nytt verktøy med dette formål ble utarbeidet høsten 2014, og i denne rapporten dokumenterer vi hvilken metode som er benyttet og hvilke forutsetninger vi gjør. Vi analyserer også hvordan P–MVT-utviklingen har vært for de ulike personellkategoriene og kostnadskapitlene for årene 2011–2014. Datagrunnlaget består av regnskapsbilag hentet fra SAP i tillegg til årsverksinformasjon for hvert kostnadskapittel. Vi henter data fra perioden 2011–2014 som til sammen utgjør i overkant av 30 millioner bilag. Verktøyet er utarbeidet i statistikkprogrammet R og gjennomgår alle bilagene. P– MVT-kostnader blir sortert ut basert på ord i bilagsteksten, spesifikke leverandører og enkelte andre kriterier. Deretter benytter vi en fordelingsnøkkel for å beregne P–MVT-satser for hver personellkategori innenfor hvert kapittel. Det er imidlertid noe usikkerhet ved metoden, både som følge av mulige feilføringer i regnskapet og ved at verktøyet ikke alltid er i stand til å identifisere alle relevante kostnader. Resultatene er likevel stabile over tid, og vi anser metoden som robust og troverdig. Vi finner ganske store forskjeller mellom personellkategoriene, men mindre forskjeller for samme personellkategori i de forskjellige kostnadskapitlene. Kapitlene med høyest P–MVT-satser har en høy andel internasjonale stillinger, som i de aktuelle kapitlene fører til høye reisekostnader per årsverk. Vi analyserer også kostnadsutviklingen i de ulike kapitlene, og finner at flere av kapitlene har redusert sine P–MVT-satser i løpet av perioden. Dette skyldes spesielt reduserte reisekostnader per årsverk. Trenden er tydeligst for de operative kapitlene, spesielt Hæren og Sjøforsvaret. For en del av støtte- og felleskapitlene ser vi imidlertid en motsatt trend, der reisekostnadene øker. Totalt sett er P–MVT-kostnadene noe redusert fra 2011 til 2014, men vi finner ikke at tid har en signifikant effekt på P–MVT-satsene når vi gjør regresjonsanalyser. Vi kan derfor ikke si med sikkerhet at P–MVT-satsene øker eller reduseres over tid. Dette er i strid med tidligere analyser ved FFI som har påvist økte P–MVT-kostnader per årsverk. Årsaken er sannsynligvis at Forsvaret har vært underlagt et interneffektiviseringskrav på 0,5 prosent i året i perioden vi ser på nå. Vi anbefaler Forsvaret å følge med på utviklingen av P–MVT-kostnader for hvert kapittel for å hindre at enkelte kostnader vokser ut av proporsjoner og for å lære av effektiviseringstiltakene som allerede er gjennomført. I tillegg anbefaler vi å fortsette arbeidet med å forbedre regnskapskvaliteten for å gjøre fremtidige analyser mindre usikre og spesielt forbedre regnskapsføringen av personlig bekledning og utstyr.

The annual costs for personnel related material, merchandise and services (P–MVT) in the Norwegian Armed Forces amount to approximately NOK 2.6 bn. These costs are directly related to manpower, and will thus in theory change according to the workforce developments in the different parts of the Armed Forces. The Norwegian Defence Research Establishment (FFI) has for many years studied personnel costs in the Armed Forces. The tool for calculating P–MVT has been in need of improvement and automation. With this purpose, a new tool was developed during the fall of 2014, and in this report we document and describe this tool and the assumptions we make. We also analyze the cost development from 2011 to 2014. The data set include accounting vouchers collected from the accounting system SAP in addition to personnel information about each personnel category and division in the Armed Forces. We collect data from 2011 to 2014, which amounts to more than 30 million vouchers all together. The tool is developed in the statistics program R, and it analyzes each voucher and defines it as either personnel or non-personnel related based on words in the description text, specific suppliers and certain other criteria. Next, we use a distribution formula to calculate the P–MVT rates for each personnel category and division. There are however some uncertainties related to the method, both due to accountancy mistakes and to the fact that the tool does not always pick up all relevant costs. The results are nevertheless stable over time, and we conclude that the method is robust and trustworthy. In this report we analyze the years 2011–2014. We find rather large differences between the different personnel categories, but smaller differences within the same category between the divisions. The highest rates are due to a large number of international positions in the relevant divisions, which causes large travel costs. We analyze the development in the different divisions and find that several divisions have reduced their P–MVT rates during the period. This is especially due to reduced travel costs. The tendency is most clear for some of the operational divisions, especially the Army and the Navy. For some of the non-operational divisions we find an opposite development. The total personnel related costs are somewhat reduced after 2011, but we cannot find that time has a significant effect on P–MVT when we do regression analysis. This result contradicts previous personnel related cost analyses at FFI. The reason is probably that the Armed Forces have been required to improve their cost-efficiency by 0.5 percent per annum the last years. We recommend that the Norwegian Armed Forces track the development of personnel related costs for each division to prevent that some costs grow out of proportions, and to learn from the efficiency initiatives that are already accomplished. In addition we recommend that the Armed Forces continue to improve their accountancy and the inventory registration of personal clothing and equipment.