Lessons learned from crisis management of forest fires - elicit to learn crucial post-crisis lessons

Abstract

The EU project ELITE (Elicit to learn crucial post-crisis lessons) was a Coordination and Support action project, completed in the period of January 2013 to June 2014. The project received funding from the EU's Seventh Framework Programme for research, technological development and demonstration from the grant agreement no. 312497 and had a budget of 940, 434 Euros. This report is the first of four publicly available deliverables in the ELITE project that study lessons learned from respectively forest fires, earthquakes and floods. The purpose of this report is to identify the most relevant problems related to the crisis management of forest fires, and to systematize and analyze any lessons learned. The report captures both the process of learning from crises and the challenges of sharing lessons learned. This is especially important as many groups and organizations lack the capacity and structures to learn from previous incidents. Through the use of various qualitative methods the report presents different lessons identified and learned. The main finding was that challenges in managing forest fires are related to: (i) Knowledge, (ii) Interoperability, (iii) Preventative measures, (iv) Equipment, (v) Communication, (vi) Technological innovations, (vii) Recovery, and (iix) Learning before, during and after a crisis. A strong link between forest fires and climate change was identified, and research to date indicates that both the incidence and severity of forest fires will increase dramatically. A real case from Poland is included to describe some characteristics of large scale forest fires. The methods used to gather information for this report was a scenariobased workshop including crisis management experts in Weeze, Germany, in April, 2013, as well as a questionnaire, which was sent to the experts immediately after the workshop. Some of the experts were noted as end users and formed the ELITE Community of Practice (CoP). The questionnaire was developed to verify information as well as to provide information on topics not covered in the workshop. Different sources have been used for the literature review, for example results from various EU projects. The importance of learning from crises and sharing experiences is stated throughout the report. Creating a good environment to share experiences is necessary to learn from crises, and the report presents the Facilitated Learning Analysis Process (FLA), developed and used by the US Forest Service. Some of the principles the FLA process is built upon are meant to promote sharing of information. Furthermore, the report touches upon how challenges related to forest fires are related to different types of learning, such as experiential, explanation based and ‘technical and competence’ based learning. Finally, the report found that crisis managers mainly shared best practices from four topics (i) learning, (ii) personnel (competence), (iii) technical equipment and (iv) interoperability. A table is presented summarizing the main lessons learned categorized according to topics defined by the authors when systematizing the results from the workshop, literature studies and the questionnaire.

EU-prosjektet ELITE (Elicit to learn crucial post-crisis lessons) er et ’Coordination and Support action’ prosjekt som ble gjennomført i perioden januar 2013-juni 2014. Prosjektet fikk støtte fra EUs syvende rammeprogram for forskning, teknologisk utvikling og demonstrasjon etter tilskuddsavtale nr. 312497 og hadde et budsjett på rundt 8 millioner kroner. Denne rapporten er den første av i alt fire offentlig tilgjengelige rapporter i ELITE-prosjektet som omhandler erfaringer, eller «lessons learned», fra henholdsvis skogbranner, jordskjelv og flom. Hensikten med denne rapporten er (i) å identifisere hva som er de mest relevante problemstillingene knyttet til håndtering av skogbranner, og (ii) å systematisere og analysere eventuelle erfaringer fra denne krisehåndteringen. I rapporten kartlegges prosessen fra læring av kriser til utfordringer rundt det å dele erfaringer. Dette er spesielt viktig fordi mange grupper og organisasjoner mangler kapasitet og strukturer for å lære av tidligere hendelser. I rapporten blir forskjellige kvalitative metoder brukt til å identifisere ulike læringspunkter. Hovedfunnene er at utfordringene knyttet til håndtering av skogbrann faller innenfor temaene: (i) Kunnskap, (ii) Samvirke, (iii) Forebyggende tiltak, (iv) Utstyr, (v) Kommunikasjon, (vi) teknologiske nyvinninger, (vii) Recovery/gjenopprettelse av normaltilstand, og (iix) Læring før, under og etter en krise. Gjennom litteraturstudier ble det funnet en sterk kobling mellom skogbranner og klimaendringer. Ny forskning argumenterer med at både forekomst og alvorlighetsgrad av skogbranner vil øke dramatisk. En casestudie fra Polen er inkludert i rapporten for å beskrive noen kjennetegn ved store skogbranner. Hovedmetoden for informasjonsinnhenting var en scenarioworkshop med ELITE-prosjektets sluttbrukere i Weeze, Tyskland i april 2013. Etter workshopen ble et spørreskjema sendt til sluttbrukergruppen, det såkalte ELITE Community of Practice (CoP). Spørreskjemaet ble utviklet for å verifisere informasjon, samt samle inn informasjon om temaer som ikke ble dekket under workshopen. Ulike kilder fra andre EU-prosjekter har også blitt brukt. Denne rapporten understreker viktigheten av å lære av kriser. Å skape et godt miljø der en kan dele erfaringer er nødvendig for læring, og rapporten presenterer noen prinsipper som fremmer dette - ‘Facilitated Learning Analysis’ (FLA). FLA-tilnærmingen er utviklet og brukt av US Forest Service og er ment til å fremme deling av informasjon. Videre blir utfordringene knyttet til skogbranner og ulike typer av læring; for eksempel erfaringsbasert, forklaringsbasert og teknisk/kompetansebasert læring. De viktigste funnene var at læringspunktene var knyttet til fire temaområder, nemlig (i) læring, (ii) personell (kompetanse), (iii) teknisk utstyr og (iv) samvirke. Avslutningsvis presenteres en oppsummeringstabell som inneholder de viktigste erfaringene kategorisert etter temaer definert av forfatterne, basert på funn fra workshopen, litteraturstudier og spørreskjemaet.